Služby

Agentura Czech Convention Bureau je neutrálním partnerem a základním kontaktem pro všechny, kteří plánují uspořádat v České republice jakoukoli MICE akci.

Snaží se působit jako směrodatný zdroj kongresového průmyslu v České republice a poskytovat organizátorům konferencí širokou škálu doplňkových služeb a nástrojů šitých na míru jejich potřebám i potřebám jejich klientů. Veškeré poradenství a pomoc jsou poskytovány bezplatně.

Czech Convention Bureau může pomoci s:

  • plánováním akce,

  • organizací prohlídky lokalit,

  • přípravou společenského programu,

  • výběrem vhodné lokality,

  • dodržením rozpočtových cílů.

Naše doplňkové služby zahrnují:

  • propagační materiály,

  • pomoc s výběrem vhodných partnerů,

  • uvítací dopisy od starostů, ministrů a dalších osobností,

  • propagační video a fotogalerii s více než 5000 volně dostupnými fotografiemi na adrese www.czechtourism.com,

  • seznam kontaktů Local Media,

  • prostory pro speciální akce a související služby,

  • informace o vstupu do země, celních agentech a slevách na dani pro zahraniční kongresy,

  • informace pro vystavovatele o převozu exponátů přes hranice,

  • Sociální odpovědnost firem: myslete globálně, jednejte lokálně. Pokud chcete využít dobrovolnické skupiny, poskytneme vám seznam místních neziskových organizací.

  • Dobrovolníci – zprostředkujeme vám kontakt na studenty, kteří hledají cenné praktické zkušenosti v rámci turistického průmyslu, i zkušené dobrovolníky, kteří chtějí prospět své komunitě.


 

Podpůrný program pro získávání MICE akcí do České republiky ze strany agentury CzechTourism – Czech Convention Bureau

 

CzechTourism – Czech Convention Bureau (dále jen CzCB) nabízí podpůrný program pro získávání MICE akcí do České Republiky formou participace v rámci národní podpory programu Kampaně kandidatury (jmenovité možnosti podpory viz. odstavec 1. Možnosti participace v rámci podpory kampaně kandidatur.

O tento podpůrný prostředek je možno zažádat vždy jen v rámci získávání (bidingu) na určitou akci kde je potenciál pro získání uspořádání  této akce v České republice.

Tento program je určen pouze pro lokálního ambasadora relevantního k dané akci na kterou je žádáno, či PCO agentura, která na akci biduje.

Každá žádost je posuzována individuálně dle relevantnosti MICE akce na kterou je žádáno, dle velikosti a prestiže této akce a dle momentálních možností agentury CzechTourism – Czech Convention Bureau. Na jednotlivou akci lze zažádat pouze jedním subjektem a pouze u jedné ze strany národní podpory MICE v ČR (Ministerstvo, Kraj, Magistrát, struktura CzCB).

Pokud bude u žádosti zjištěno čerpání jiného ze státních grantů v rámci kampaně kandidatury, nebude žádost dále posuzována.

Každá žádost musí splňovat všechny požadované náležitosti (viz. odstavec 2. Náležitosti žádosti pro podporu v rámci programu kampaně kandidatury, v případě nesplnění těchto náležití, nebude tato žádost posuzována.

Při kladném vyřízení žádosti CzCB požaduje plnění v rámci povinné publicity (viz. odstavec 3. Plnění níže).



1.  Možnosti participace v rámci podpory kampaně kandidatur pro PCO agentury/Ambasadory jsou následující:

Náklady spojené s prezentací ČR jako kandidátské země

  • CzCB poskytne "bid book"- prezentační materiál pro kandidaturu v elektronické, nebo tištěné verzi
  • CzCB poskytne materiál k prezentaci ( videa, spoty CR)
  • CzCB poskytne propagační tiskové a dárkové materiály na podporu kandidatury
  • CzCB uhradí náklady na cestovatele prezentujícího bid (letenka a ubytování)
  • CzCB uhradí náklady pro zástupce PCO či Ambasadora (letenka a ubytování), který představí kandidaturu ČR na pořádání kongresu - do 50%


Náklady spojené s inspekční cestou

  • CzCB uhradí poznávací cestu po ČR a ubytování inspektora -  do 100%
  • CzCB nabízí pomoc v jednání s hostitelským městem 


Náklady spojené se získáním co největšího počtu účastníků

  • náklady při získávání co největšího počtu účastníků by měly být na straně PCO/Asociace
  • CzCB poskytne tiskové a propagační materiály - do 100%
  • CzCB eventuelně uhradí spedici  - do 75%


Realizace kongresů v ČR

  • CzCB poskytne tiskové propagační materiály - do 100%
  • CzCB poskytne informace o možnostech pre a post tours - 100%

CzechTourism  - Czech Convention Bureau si vyhrazuje právo na rozhodnutí o výši participace zmíněných bodů, výši procentuální participace jednotlivých bodů i o zamítnutí žádosti.



2.  Náležitosti žádosti pro podporu v rámci programu kampaně kandidatury

Každá žádost musí být zaslána v elektronické podobě a to emailem na adresu kuklik@czechtourism_cz a s těmito parametry:

Celý oficiální název akce, webové stránky akce, jméno subjektu který akci iniciuje a pořádá, předpokládaný počet účastníků, předchozí místo konání akce minimálně 3 ročníky zpět (pokud je to možné), jmenovitě kdo o pořádání akce žádá, jmenovitě kdo o místě pořádání akce bude rozhodovat (stačí orgán pokud jde o asociaci), protikandidátské města (pokud takové jsou), detailně popsat průběh kandidatury spolu s položkovým rozpočtem na kandidaturu, jmenovitý seznam všech spolupracujících subjektů v rámci kandidatury (organy veřejné zprávy, PCO, odborné subjekty, convention bureaus, města či jiné.



3.  Plnění v rámci získáni podpory v rámci grantového programu podpory Kampaně kandidatury pro získání MICE akce pro Českou republiku.

V případě kladné vyřízení žádosti požaduje CzCB dodržení níže uvedeného plnění:

a)     Czech Convention Bureau se stává oficiálním partnerem akce

b)     logo Czech convention Bureau, je komunikováno na všech tištěných materiálech, které souvisejí s konferencí (jako např. program konference, letáky, web...)

c)     logo Czech Convention Bureau či logo Czech Republic je viditelně umístěno a je součástí grafiky na stánku při kampani kandidatur „tzv. promotion booth“

d)     Czech Convention Bureau je komunikován ve všech TZ souvisejících s pořádáním akce

e)     Czech Convention Bureau má možnost umístit banner v místě konání akce

f)     žadatel je povinen zaslat vzor od každého materiálů realizované v rámci dané akce do sídla Czech Convention Bureau (Vinohradská 46, 12041, Praha 2), dále je povinen zaslat veškeré TZ související s akcí, dále je povinen zajisti fotodokumentaci během kandidatury a akce na které je zachyceno plnění (např. umístění log CzCB na stánku atd.)

g)     Czech Convention Bureau je přizváno k případným jednáním během kampaně kandidatur (jednání se zástupci HLMP či jinými subjekty)

h)     o podpoře ze strany Czech Convention Bureau jsou informovány relevantní orgány, které mají rozhodovací pravomoc v rámci akce

i)     v případě proplacení letenek – je žadatel povinen doložit seznam cestujících (jméno, příjmení, funkce, společnost)

j)     v případě že splnění výše uvedených bodů brání relevantní důvody, je žadatel povinen tuto skutečnost neprodleně oznámit teamu Czech Convention Bureau. O samotné relevantnosti následně rozhoduje Czech Convention Bureau

k)     nejpozději do 10 pracovních dnů po ukončení kandidatury zaslat emailem oficiální stanovisko o průběhu a výsledku kandidatury spolu s relevantním plněním (viz.body výše).


– logo Czech Convention Bureau s endorsmentem CzechTourism vč. pravidel a podmínek užití viz odkaz http://brand.czechtourism.cz/cs/Account/Login


V případě nedodržení výše zmíněných podmínek může být ze strany CzCB požadováno vrácení poskytnuté podpory a to v plné výši.